キャッシュフローは中小企業にとって不可欠な部分ですが、小切手を預けるのは面倒ではないと言うのは嘘でしょう。モバイルバンキングはこれまでのところしか進んでおらず、ブートストラップされた企業にとっては時間は短いです。特に一部の銀行が従来の営業時間内にしか営業していない場合、実際に銀行を訪問するのはいつですか。そこで、ロックボックスバンキングが登場します。
ロックボックスシステムは、売掛金プロセスを合理化できます。主な魅力は小切手の預け入れと支払い処理の高速化ですが、ロックボックスシステムには多くの利点があり、いくつかの欠点もあります。銀行のロックボックスはあなたの中小企業にとって正しい動きですか？それは主に受け取った支払いの種類と量に依存します。
ロックボックスバンキングとは何ですか？
ロックボックスバンキングは、顧客の支払いを受け取るのに役立つ銀行によって提供されます。会社に支払いを送る代わりに、ロックボックスの支払いは特別な私書箱に送られ、そこで銀行によって直接集められ、預け入れられます。銀行がこれらの支払いを処理すると、銀行はその資金を会社の銀行口座に預け入れ、売掛金に財務記録を提供します。要するに：それは仲介者を排除することによって収集と支払い処理プロセスを合理化することを意味します。
BBVAバンクによると、2種類のロックスボックスシステムがあります。
- 小売ロックボックス：これらは通常、事前に印刷された送金クーポンとともに消費者から直接郵送される低額の小切手を持っている企業によって使用されます。
- ホールセールロックボックス：これらは、高額の支払いを扱うB2B企業によって伝統的に使用されています。
地方にいない限り、このサービスは広く利用できるはずであり、銀行には複数のロックボックスの場所さえあります。あなたのビジネスが上記の2つのカテゴリーに当てはまらない場合でも、多くの銀行は、途中であなたに会うことができるカスタマイズされたソリューションを提供します。あなたの既存の銀行があなたのような会社に何を提供しているかを調べて見ることは常に価値があります。
プロ：ロックボックスシステムは会計エラーを減らします
記録がどれほど厳しくても、常にエラーの余地があるため、監査を受けることは中小企業にとって最悪の悪夢です。ロックボックス支払いは、支払い処理を合理化することにより、この可能性を大幅に減らします。それはこのように動作します：
銀行は毎日、すべての私書箱の預金を処理センターに持ち込みます。そこで、それは企業の銀行口座に預け入れられます。また、企業の送金文書をスキャンして支払い情報を安全に取得し、全体的な更新を売掛金に直接送信します。これらのレコードはすべてバックアップされ、安全に保存され、後で参照する必要がある場合（または、監査を受けてコピーを紛失した場合）に簡単にアクセスできるようになっています。
財務記録をバックアップすることは常に賢明ですが、ロックボックスシステムの主な利点の1つは、銀行がこれを行うことです。ストレスがなく、銀行がすべての預金を処理しているため、総勘定元帳で発生する可能性のある売掛金エラーも減少します。あなたは、オフィスに座っている人がそれぞれの支払いをその請求書と照合し、会計システムにすべてを手動で入力することに依存していません。
短所：ロックボックスサービスのコスト
ロックボックスサービスは、社内の管理コストと会計コストを節約できる可能性がありますが、それは実際には、ビジネスが売掛金の義務に一般的に費やす時間に依存します。多くの中小企業にとって、ロックボックスサービスのコストは実際には法外なものです。特に、郵送による支払いに大きく依存している企業でない場合はなおさらです。
Paychexによると、ロックボックスシステムの最大の短所の1つは、法外なコストです。銀行のロックボックスには、小切手預金、小切手画像、および非典型的なアイテムの取り扱いごとに月額料金と追加料金がかかります（顧客が小切手と一緒に手紙を郵送する場合を考えてみてください）。企業が現金、クレジットカード、またはその他のデジタル手段で支払いの大部分を受け取る場合、銀行のロックボックスはおそらくその価値よりも高くつくでしょう。
プロ：ロックボックスシステムは支払いへのより速いアクセスを可能にします
ロックボックスシステムの主な利点の1つは、速度です。それはあらゆるターンで支払い処理をスピードアップします。ビジネス効率の向上を専門とするAgilisSystemのシニアアカウントエグゼクティブであるDeanCusumanoによると、銀行には、郵便システムを介した配達を迅速に追跡するためのロックボックス支払いに使用する特別な郵便番号があります。銀行には、従来の銀行の営業時間を超えてこれらの支払いを処理する機能もあります。つまり、リテールバンキングの従来の制限に縛られることはありません。
さらに、銀行は1日に数回、ロックボックスで支払いを確認します。つまり、小切手は通常、受け取った同じ日に企業の銀行口座に預け入れられます。これは、手元に多くの現金がない場合や、各顧客の個別の支払いに大きく依存するわずかなマージンで運営されている場合があるビジネスにとって特に重要です。
短所：ロックボックスサービスにはトレーニングが必要
あなたのビジネスが十分に小さいので、専門家を雇うのではなく、あなた自身の売掛金をしているなら、学習曲線があります。ロックボックスサービスについても同じことが言えます。彼らはいくつかの訓練が必要になります。銀行のオンラインシステムを使用して、オンライン会計システムで機能する形式で明細書をダウンロードする方法を学ぶ必要があります。
全体として、ロックボックスは慣れるのに少し時間がかかりますが、一般的に、数時間前もって専念すれば、長期的には時間を節約できます。
プロ：ロックボックスシステムは非常に安全です
銀行のロックボックスは、支払いに関するセキュリティを強化するための優れたオプションです。一般的に、中小企業は最も安全ではありません。特に、小切手が店頭の郵便受けに郵送され、銀行に預けられるまでオフィスに保管されている場合はなおさらです。実際、私書箱は平均的な縁側の郵便受けよりもはるかに安全であり、銀行がすべてを処理しているときに、小切手がオフィスから紛失することを心配する必要はありません（誤って置き忘れた場合でも）。
短所：サービスは地方で問題を抱えている可能性があります
銀行のロックボックスは、全国に複数の支店がある銀行で作業している場合に最適で効率的なオプションです。このようにして、中央ハブに支払いを送信する時間を無駄にすることなく、各支店の近くに複数のロックボックスを設定して、地元の顧客からの支払いを処理できます。地元の銀行と協力して地方のビジネスを運営している場合、これははるかに効率が悪くなります。
地方のロックボックスシステムは、同じ種類の自動化が欠けていることがあるため、大都市圏や郊外のロックボックスシステムと同じ効率を持たないことがよくあります。支払いは手動で入力される場合があります。これにより、売掛金を自分で行う場合と同じ種類のエラーがプロセスに発生します。ほとんどの場合、これは会社の口座に誤った小切手残高が入れられることになり、間違いなく顧客を驚かせるでしょう。
結論：デューデリジェンスを行う
すべてのロックボックスサービスが同じというわけではありません。いくつかは他よりも高価かもしれませんが、あなたが特定の銀行や支店と定期的に仕事をしているなら、彼らはあなたに取引を切ることができるかもしれません。 2つの銀行が同じコストや同じサービスを利用することはなく、プロセスは特定のニーズに合わせて調整できるため、ロックボックスバンキングがビジネスに適しているかどうかを判断する前に、銀行の専門家に相談して話すことが重要です。