Outlookでカレンダー共有権限が無効になっている

Microsoft Outlookカレンダーは、重要な日付、予定、イベントを追跡するのに役立つだけでなく、その共有機能により、多くの職場のタスクがはるかに簡単になります。Outlookカレンダーの共有機能が正しく機能していないように思われる場合は、問題を特定して軌道に戻すためにできることがいくつかあります。

カレンダー共有を使用する理由

カレンダーの共有は、職場がより効率的に機能するのに役立ちます。同僚、上司、部下は全員、他の人のカレンダーにアクセスでき、予定、会議、イベントをより効果的にスケジュールできます。スタッフが頻繁に出張したり、柔軟なスケジュールで仕事をしたり、在宅勤務をしたりするオフィスや職場では、共有可能なカレンダーが特に重要になり、同僚が仕事関連の問題にいつ対応できるかを全員が理解できるようになります。

カレンダー共有はどのように機能しますか?

個々の労働者は自分のカレンダーを管理できます。労働者が自分のカレンダーを他の人と共有することを決定した場合、その労働者は、共有しようとしている個人または連絡先配布リストに明確に許可を与える必要があります。

共有は簡単なプロセスです。カレンダーフォルダに移動し、[カレンダーを共有]を選択してから、共有するカレンダーを選択します。[カレンダーのプロパティ]リンクから[追加]をクリックすると、連絡先のリストと連絡先の配布リストが表示されます。必要な連絡先とリストを選択し、それらに付与する権限のレベルを指定することもできます。

たとえば、連絡先にあなたが忙しいことだけを見せたい場合や、あなたが何をいつ行うかを連絡先に見せたい場合があります。

カレンダーに編集権限を与えるオプションもあります。これは、スケジュールを管理するアシスタントがいる場合に特に便利です。または、この機能をスーパーバイザーとマネージャーが使用して、タスクとスケジュールをワーカーに割り当てることもできます。

警告

特にカレンダーに新しいアイテムを追加するときは、プライバシー設定に注意してください。チームの全員または会社の全員に、日中に誰と会っているのかを知ってもらいたいかどうかを検討してください。もう1つの懸念は、問題を非公開にすることです。医療の予約や休暇などをカレンダーに追加して、私生活の仕事の義務をスケジュールし、特定のチームメンバーにあなたの居場所を知らせることもできますが、情報を共有しすぎるとリスクが生じる可能性があります。その他。イベントの詳細を「プライバシーロック」するオプションや、機密性が懸念される場合は別のカレンダーを作成するオプションもあります。

Outlookの予定表の共有が機能しない

残念ながら、Outlookの予定表の共有は、必ずしも希望どおりに機能するとは限りません。Microsoft Officeサポートによると、Outlookの予定表を共有できない理由はいくつか考えられます。

  • ビジネス組織外のメールアドレスと共有しようとしています。
  • 無効なメールアドレスに許可を与えようとしています。
  • Office365グループに許可を与えようとしています。
  • カレンダーを共有するオプションが利用できないことに気付いた場合(灰色で強調表示されます)、組織のIT部門はカレンダー共有の権限をブロックしています。これは事故であるか、IT部門がセキュリティ対策としてカレンダーの共有を禁止することを決定した可能性があります。

Outlookのカレンダー共有の最適化

組織全体でのカレンダーの共有を最適化する方法はいくつかあります。

さまざまなカレンダーを作成する:プライバシーの問題が心配であるにもかかわらず、グループや個人ごとにさまざまな権限を設定することに抵抗がある場合は、さまざまなカレンダーを作成することを検討してください。1つはあなたが密接に協力している人々のためのものであり、もう1つはあなたの組織の他の人々のためのものである可能性があります。

グループカレンダーの作成:これにより、さまざまなカレンダーを一緒に表示して、計画を立てやすくなります。

タイムゾーンの指定を利用する:共有カレンダーでイベントを作成するときは、タイムゾーンを指定することを忘れないでください。これは、タイムゾーン外に住んで働いているリモートワーカーがビジネスにいる場合に特に便利な機能です。