会社を始めるときに内部盗難について考える事業主はほとんどいません。それでも、従業員の盗難は事業破産の3分の1以上の原因である、とサービス管理グループは報告しています。この行動は、多くの場合、個人的または専門的な圧力から生じ、仕事の満足度とはほとんど関係がありません。ビジネスを保護する1つの方法は、従業員の盗難の警告サインを知り、それがどのように発生するかを理解することです。
ヒント
従業員の盗難が発生する最も一般的な5つの方法は、軽微な盗難、データの盗難、現金の窃盗、スキミング詐欺、および不正な支払いです。
内部盗難はどのくらい一般的ですか？
全米小売業協会が発行した2019年の全国小売セキュリティ調査によると、500か所以下の小売業者は2018年に不正な従業員1人あたり平均1,377ドルの損失を被りました。この金額は500か所以上の小売業者よりわずかに高かった。内部盗難は、小売業だけでなく、ほとんどの業界で発生し、現金窃盗からスキミングまで、さまざまな形態をとることがあります。
公認不正検査士協会（ACFE）は、資産の不正流用が職業上の不正のほぼ90％を占め、平均114,000ドルの経済的損失を引き起こしていると述べています。詐欺師の約85％が、少なくとも1つの危険信号を表示しました。ただし、ほとんどの詐欺計画が16か月程度の期間にわたって発生することを考えると、兆候は微妙です。
従業員の盗難の事実
小切手改ざんスキーム、経費精算スキーム、給与計算スキームはすべて、現代の職場では一般的です。ACFEによると、不正直な従業員の半数以上が、自分の足跡を隠すために不正な物理的文書を作成しています。他の人は、物理的またはデジタル文書を変更したり、不正な仕訳を作成したり、本を調理したりします。
人事管理協会は、同僚や上司から盗む従業員の約40％が、業績評価の低下などのHR関連の問題を経験したと述べています。借金を抱えている人や自分の手段を超えて生活している人は、詐欺を犯す可能性が高くなります。中小企業の所有者は、大企業よりも内部盗難に対して脆弱であり、損失を補うことができない場合があります。
これらの従業員の盗難の事実を知ることはあなたがあなたの中小企業を保護することをより簡単にします。内部の盗難は検出が難しい場合がありますが、注意が必要な警告サインがあります。給与の不一致、在庫の不足、または利益の突然の低下は、危険信号を上げるはずです。一般に、従業員は次の方法の1つ以上を使用して会社から盗むことができます：軽微な盗難、データの盗難、現金窃盗、スキミング詐欺、および不正な支払い
ささいな盗難を無視しないでください
多くの労働者は、数本のペン、メモ帳、または印刷用品を持ってオフィスを出ても盗難とは見なされないと誤って信じています。盗難、または軽微な盗難は、中小企業にとってコストがかかり、長期的には在庫の縮小を引き起こす可能性があります。たとえば、すべての出荷から箱や木枠を盗むトラックの運転手は、会社に数千ドルの収益の損失と遅延をもたらす可能性があります。
軽微な盗難は、検出が難しいことがよくあります。結局のところ、オフィスのすべての箱、ペン、ホッチキスを数える時間があるのは誰ですか？建設資材やバルク商品に関しては、見つけるのはさらに困難です。この行動を排除することは不可能ですが、職場での盗難のリスクを減らす方法があります。
職場での盗難を定義し、その結果を概説する明確な盗難防止ポリシーを持つことは、良い出発点です。従業員がどのような行動を受け入れ、何を受け入れないかを知っていることを確認してください。盗難の例をいくつか挙げて、懲罰的な行動を決定します。機密報告手順を実施し、すべての違反が調査されることを明確に述べます。
データの盗難を防止および検出する
多くの場合、データの盗難は、パスワードを瞬時に解読できるハッカーや最先端のソフトウェアに関連しています。ただし、常にそうであるとは限りません。Varonis 2019グローバルデータリスクレポートによると、調査対象の企業の約50％が1,000を超える機密ファイルを所有しており、すべてのフォルダーの22％がすべての従業員が利用できます。
インサイダーデータの盗難は、企業のイメージを台無しにし、多額の罰金や訴訟につながる可能性があります。また、マーケティング活動を妨げ、収益の損失につながる可能性があります。チームの誰かが、現在、企業秘密、クレジットカード番号、または連絡先リストを第三者に販売している可能性があります。インサイダー攻撃の平均コストは50万ドルを超えると、ポネモン研究所は報告しています。
これらのリスクを軽減する1つの方法は、機密データへのアクセスを必要な人だけに提供することです。会社の情報をクラウドに保存し、強力なパスワードで保護します。従業員を解雇するときは、リモートWebツール、ボイスメール、ビジネスアプリケーション、および内部通信チャネルへのアクセスを無効にします。これらの措置を雇用契約に含めるか、作業を開始する前に機密保持契約に署名するようスタッフに依頼してください。
現金窃盗に注意してください
もう1つの一般的なタイプの内部盗難は、会社の帳簿にすでに記録されているお金を盗むことを伴う現金窃盗です。他の詐欺スキームと同様に、現金口座の変更、レジスターからの現金の盗難、レジスターテープの変更など、さまざまな形態をとることができます。詐欺師は、残高をカバーするために個人小切手を書くこともあります。
現金窃盗は、他の種類の内部盗難よりも簡単に検出できます。政府会計士協会は、事業主に対し、手元の現金の一貫した不足、盗難による商品の紛失、会社の銀行口座残高の大きな変動に注意することを推奨しています。
状況によっては、監視システムを設置したり、スタッフの職務を分離したり、定期的な現金受け取りをスケジュールしたりすることで、窃盗を防ぐことができる場合があります。サプライズキャッシュカウントを実施することも役立ちます。さらに、取引をキャンセルする前に、従業員が経営陣から許可を得る必要があるシステムを実装できます。
スキミング詐欺に注意してください
ACFEによると、現金スキミング詐欺は約18か月間検出されません。これらは、中小企業に影響を与えるすべての詐欺事件の約20％、大規模組織で発生する事件の8％を占めています。現金窃盗とは異なり、このタイプの詐欺は、会社の帳簿に記録される前に現金を盗むことを伴います。時には、小切手の盗難が含まれます。
ピザ屋に新しい従業員を雇ったとしましょう。数週間後、収益が半分に減少したことに気づきました。隠しカメラを設置した後、新入社員が現金で支払う顧客に領収書を渡さないことに気付きました。お金はレジの代わりに彼のポケットに入れられます。これらの売上は記録されていないため、不正を検出するのは困難です。
この種の犯罪を防ぐ唯一の方法は、クレジットカードでの支払いのみを受け入れることですが、それが常に可能であるとは限りません。安全を確保するために、会社の現金口座への不規則な入力、在庫の償却の紛失または盗難、銀行口座の残高の一貫した変動を確認してください。不審な点に気付いた場合は、事前に対策を講じ、記録を再確認してください。
不正な支払いを特定して防止する
支払い詐欺は、資産の不正流用の最も一般的なタイプの1つであり、請求または給与計算スキーム、経費精算スキーム、小切手改ざんなどが含まれる場合があります。たとえば、チーム内の誰かがベンダーに過払いをしたり、意図的に間違ったサプライヤーに送金したりする可能性があります。サプライヤーが超過額を返却すると、従業員はそのお金を個人的な使用のために保管します。
従業員は、会社の買掛金システムに偽のベンダーを設定し、自分自身または友人に支払いを行うこともできます。中小企業の経営者は、会社の帳簿、会計記録、キャンセルされた小切手を注意深くチェックすることで、支払い詐欺のリスクを減らすことができます。複数の従業員に給与計算機能を割り当て、承認されたベンダーのリストを維持します。
可能であれば、組織内での親戚の雇用を思いとどまらせるか禁止してください。定期的な現金カウントを実施し、毎月会社の銀行口座を照合します。フォーブスは、毎月財務諸表を確認し、会計士に会社の不正を評価するよう依頼することを提案しています。どんなに小さく見えても、取るに足らないものであっても、すべての不一致を徹底的に調査します。