ビジネス環境では、従業員が小さなグループ、チーム、および部門で協力して特定のビジネスタスクを実行するのが一般的です。お互いに効果的に仕事をするためには、各個人が強力なグループコミュニケーションスキルを持っていることが重要です。そうしないと、従業員が誤解を招き、不必要な対立を引き起こし、組織の効率を低下させる可能性があります。効果的なグループコミュニケーションを促進する方法を学び、従業員がよりよく一緒に働くのを助けることができます。
職場でのグループコミュニケーションを理解する
職場にはさまざまなグループがあります。これには、製品を販売するという機能的なタスクを実行するために働く営業チームを含めることができます。また、スタッフのために楽しいイベントを計画するためにボランティアで時間を割いて構成されるソーシャルクラブ委員会を含めることもできます。通常、グループは5〜20人で定義されますが、組織によってサイズは異なります。職場のグループの決定的な要因は、特定の目的を一緒に達成するために協力する必要があるということです。
コミュニケーションとは、メッセージを送受信する行為です。個別の設定では、メッセージの送信者が1人、メッセージの受信者が1人います。しかし、集団力学では、これは変化します–これは複雑化や誤解につながる可能性があります。メッセージの複数の送信者と複数の受信者が存在する可能性があり、これはすべて同時に発生する可能性があります。グループ内のすべての人が意図したとおりにメッセージを理解していないと、職場で問題が発生する可能性があります。
グループコミュニケーションの目的は、意思決定を行い、混乱を解決し、信頼関係を築き、ビジネス目標の達成に近づくために情報を交換することです。しかし、グループのコミュニケーションは、グループ内の個人がお互いをどのように扱い、お互いについて感じるかにも影響を及ぼします。これは、彼らがグループの目標を達成する意欲があるかどうかを知らせます。
グループコミュニケーション戦略を使用してビジネスを改善する
グループコミュニケーションがどのように機能するかを理解することは、企業が従業員のための独自のコミュニケーションプロセスとプロトコルを改善するのに役立ちます。これにより、従業員は次のことが可能になります。
- 分極化トピックに関する妥協;
- 同僚にさまざまな問題を説明します。
- 主要なビジネス上の決定に影響を与えます。
- 同僚に互いに協力する方法を教えます。
- 同僚を導き、ビジネス目標を達成するための計画と戦略を作成します。
- 他の従業員との友情と友情を築きます。そして
- 管理者の干渉なしに競合を解決します。
職場内のグループコミュニケーションを改善するための鍵は、コミュニケーションのベストプラクティスに関するプロセスとポリシーを構築することです。従業員にガイドラインと意欲的な目標を提供することにより、企業は従業員が自分のコミュニケーションスキルに取り組むことを奨励できます。雇用主が効果的なコミュニケーションのメリットを促進することは重要です。そのため、従業員は、このスキルを向上させると、仕事や生活のパフォーマンスが向上することを理解しています。
グループ内のさまざまなスタイルのコミュニケーションを確認する
グループコミュニケーションの課題の1つは、グループがさまざまなコミュニケーションスタイルを持つさまざまな人々で構成されていることです。人々のコミュニケーションの仕方は、メッセージの送受信の仕方に影響を与えます。グループ内に複数の異なるスタイルの通信が存在する場合、メッセージが失われる可能性が高くなります。
コミュニケーションスタイルを分類するには、さまざまな方法があります。Myers-Briggs Type Indicator（MBTI）のような性格検査は、DiSC評価と同様に、コミュニケーションスタイルを評価するために使用できます。DiSCによると、コミュニケーションスタイルは4つの異なるカテゴリに分類できます。
- ドミナント：これらのコミュニケーターは結果重視であり、ビジネス目標の達成に重点を置いています。彼らは自信を持っており、挑戦を恐れていません。しかし、彼らは率直に話すかもしれません。
- インフルエンサー：これらのコミュニケーターは、関係を構築し、他の人を説得することに焦点を当てています。彼らはコラボレーションで繁栄し、非常に楽観的で熱心です。
- 着実：これらのコミュニケーターは他の人と協力するのが好きで、とても誠実です。彼らは落ち着いたアプローチをしていて、彼らのプロセスに急がれるのを好まない。
- 良心的：これらのコミュニケーターは、品質、正確性、専門知識を重視しています。彼らは細部に気を配り、間違っていることを好まない。彼らは自分で働くのが好きです。
職場グループのさまざまなコミュニケーションスタイルを分析することで、個人がどのようにコミュニケーションを取りたいか、どのような性格特性を共有しているかについて、より多くの洞察を得ることができます。
適切な通信チャネルを使用する
グループコミュニケーションはさまざまな形で行われます。従業員は、送信したいメッセージの種類にどのチャネルを使用するかを知っていることが重要です。間違った通信チャネルを使用すると、誤解を招き、グループの効率が低下する可能性があります。グループのコミュニケーションチャネルは次のとおりです。
- 正式なチームミーティング。
- 非公式のグループ集会。
- 電話会議;
- グループメール;
- グループダイレクトメッセージチャット。
- プロジェクト管理タスクリスト。そして
- 紙ベースのメモ。
グループメンバーが厳しい締め切りが迫っていることについて重要なメッセージを送信したい場合、彼はグループインスタントメッセージチャットを介してメッセージを送信することができます。ただし、グループがチャットで他のことについて話し合っている場合、その重要な期限メッセージが失われる可能性があります。同様に、グループは、電子メールで簡単に解決できる問題についての会議を開くことを選択できます。これにより、効率が低下する可能性があります。そのため、グループの個々のメンバーが各メッセージに使用するチャネルを理解することが重要です。
効果的なグループコミュニケーションの障壁を診断する
チームのグループコミュニケーションを改善するには、問題の主な原因を理解することが重要です。グループコミュニケーションには、次のようないくつかの異なる障壁があります。
- 物理的な障壁：チームメンバー間の物理的な距離により、コミュニケーションが困難になる可能性があります。グループのメンバーが事業の異なるフロアで働いている場合、彼らは頻繁にお互いに直接話すことができないかもしれません。オフィスのドアが閉まっている、キュービクルの壁が高い、電話の接続が悪いなどの問題も発生する可能性があります。
- 知覚の障壁：各グループメンバーが世界を見る方法は、メッセージを理解する方法に影響を与えます。過度に悲観的な人は、迫り来る締め切りのメッセージを過度に楽観的な人とは異なる方法で理解します。
- 感情的な障壁：個々のグループメンバーの感情的な状態は、彼女がメッセージを送受信する方法に影響を与えます。たとえば、恐怖、脆弱性、不信、幸福、怒り、興奮の感情は、コミュニケーションを変える可能性があります。
- 対人関係の障壁：人々の個人的な認識は、グループとのやりとりに影響を与える可能性があります。自尊心を欠いている人と比較して、自信過剰な人がどのように話すかを考えてみてください。
- 文化的障壁：文化は行動とコミュニケーションに影響を与えます。たとえば、一部の文化では、異性の人とアイコンタクトをとることは不適切であると見なされますが、他の文化では正常です。
- 言語の壁：グループのメンバー全員が同じ言語を話さない場合、翻訳の問題が発生する可能性があります。言語は業界固有の用語を指すこともあり、混乱を招く可能性があります。
グループのコミュニケーションに影響を与えている重要な問題を診断することにより、問題の解決策を開発することが可能です。たとえば、グループメンバーがビジネスの反対側に座っている場合、彼らは直接コミュニケーションする傾向が少なくなる可能性があります。簡単な解決策は、デスクを近づけて共同作業を改善することです。
オープンなコミュニケーションの文化を創造する
職場の文化は、従業員のコミュニケーション方法に大きな影響を与えます。組織の文化が情報をオープンに共有することを奨励していない場合、従業員はグループとうまくコミュニケーションできない傾向があります。たとえば、経営陣が最前線の従業員と新しいビジネス目標を共有しない場合、それらの従業員は、コミュニケーションが会社によって評価されていないと感じる可能性があります。
一方、組織が明確で正直なコミュニケーションを促進する場合、従業員はアイデアを共有し、グループとオープンになる力を感じるかもしれません。組織の文化は、ビジネスリーダーの行動に直接関係しています。オープンドアの方針で、従業員と率直に話すことができれば、グループ全体のコミュニケーション能力の向上に大いに役立ちます。ビジネスのコアバリューに効果的なコミュニケーションを含めることは、従業員にそのスキルの重要性を示しています。
従業員に効果的なコミュニケーショントレーニングを提供する
すべての人が効果的なコミュニケーターとして生まれているわけではなく、すべての人が同じようにコミュニケーションしているわけではありません。そのため、コミュニケーションスキルを向上させるために、従業員にトレーニングが必要な時期を雇用主が認識することが重要です。
コミュニケーショントレーニングは、紛争解決、人前で話す、交渉スキルなど、コミュニケーションの特定の要素に焦点を当てることができます。また、効果的な電子メールやレポートの作成、生産的な会議の運営方法など、特定のコミュニケーションチャネルに関連付けることもできます。
ワークグループに時間がかかりすぎて目前のタスクを実行できない非効率的な会議がある場合、成功する会議を実行して参加する方法を学ぶことは、チームが互いによりよくコミュニケーションし、仕事でより効果的に実行するのに役立ちます。
個々の役割と責任を明確にする
集団力学では、個々のチームメンバーの役割と責任がコミュニケーションの問題につながる可能性があります。グループの各メンバーは、グループ設定での主なタスクと、達成する責任があることを明確に理解している必要があります。彼らは、結果と行動の観点から彼らに何が期待されているかを知る必要があります。これには、彼らの日々のタスク、包括的な目標、および会社の目標との整合が含まれます。さらに、自分の役割を知ることは、従業員がグループ階層を理解するのにも役立ちます。
グループリーダーまたはマネージャーにとって、全員が自分の役割と責任を認識し、それらが互いに補完し合うようにすることが重要です。個々のメンバーの優先順位が一致していない場合、それは対立や誤解につながる可能性があります。
チームワークの重要性を強調する
雇用主は、従業員が一緒に仕事に取り組んでいることを認識できるようにすることに集中する必要があります。一人の従業員の成功は、チームの成功を上回っていません。従業員が一緒に働くというビジネス指令を理解すると、他のグループメンバーの成功を支援するように動機付けられます。チームのコラボレーション、交渉、および競合の解決中に、より効果的にコミュニケーションをとることで、これを実現できます。
お互いにうまくコミュニケーションをとるために、企業は従業員にお互いをよりよく知る機会を与える必要があります。従業員が主要なタスク設定の外で互いにチャットできるインフラストラクチャを作成することにより、従業員が個人レベルでお互いを理解できるようにします。従業員が集まって一緒に食事をすることができる食堂を用意したり、廊下にフーズボールテーブルを設置したりすることで、従業員は非公式に話す機会が得られます。
例によるリード
企業が従業員がグループでうまくコミュニケーションできることを望んでいる場合、マネージャーは模範を示して主導する必要があります。従業員は、上司が従うように言われたのと同じ期待に従うことを望んでいます。たとえば、従業員にグループ内の二極化する見方について妥協させたい場合は、同じことができる必要があります。
間違いの所有権を取る
グループ設定で作業する場合、間違いが必ず発生します。従業員は、1つの間違いが完全に失敗したことを意味するわけではないことを知っていることが重要です。従業員は自分の過ちに恥ずかしい思いをしたり、恥ずかしい思いをしたり、落胆したりすることがあり、自分のしたことについてグループの他のメンバーとコミュニケーションをとることができない場合があります。しかし、職場の文化が間違いの責任を取ることをサポートしている場合、従業員はグループに状況を説明し、次に協力して解決策を見つけることができます。